Datas, épocas, prazos de reserva e yield:
as chaves para otimizar o orçamento dos seus eventos de empresa
O preço de um seminário depende tanto do momento escolhido como do local.
A Business Profilers partilha consigo as referências dos hoteleiros para comprar os seus eventos à melhor tarifa.
A data do seu seminário tem um impacto importante no preço das prestações propostas.
Privilegiar o início da semana, a segunda e a terça-feira são dias muito pouco procurados. Em consequência, os locais estarão sempre prontos a fazer esforços para o receber, a menor custo.
O formato terça / quarta é o menos apreciado pelos hoteleiros, corta-lhes a semana e bloqueia eventuais privatizações. É a razão pela qual recebemos mais recusas nesses dias.
As férias escolares são também um período baixo para os eventos empresariais. Por exemplo, em julho como em agosto, as salas de seminários e de conferências estão vazias e muitas vezes são mais acessíveis.
* Exceto a primeira semana de janeiro.
Os restantes meses formam uma época intermédia.
O melhor momento para organizar o seu evento é 3 meses antes da data de chegada do seu seminário.
Organizá-lo demasiado tarde (a menos de 3 meses): os locais estão muitas vezes já reservados, e terá muito menos escolha e uma tarifa mais elevada e não negociável.
Organizá-lo demasiado cedo (mais de 3 meses antes): os locais não se posicionam, com receio de se fecharem a pedidos de privatização ou a pedidos de vários dias.
Para pedidos a partir de 150 pessoas, é necessário reservar com 6 meses de antecedência para obter um máximo de locais disponíveis.
O mercado do MICE( Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) é um tipo de turismo no qual as empresas organizam eventos para os seus colaboradores e/ou clientes (seminário, team building…)
O «Yield management» consiste em otimizar ao máximo o preço do serviço em tempo real e, consequentemente, a margem realizada, bem como o volume de negócios. O preço deixa de ser fixo e evolui em função da procura do consumidor e de determinados critérios, observados em direto.
O preço é mais elevado quando a procura é forte, e vice-versa (ex: bilhete de comboio ou de avião).
É essencial compreender que o MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) é uma categoria de compra por direito próprio que se inscreve numa lógica dependente de numerosos fatores :
O formato do seu evento: Uma reserva de evento que decorra ao longo de uma semana inteira é um formato muito atrativo para um hoteleiro.
O contingente: Consoante o período, este pode jogar a seu favor ou contra si. Numa época baixa, a privatização de um estabelecimento será muito competitiva. Pelo contrário, em períodos de forte afluência, alguns hoteleiros preferem vender mais caro os seus espaços a dois grupos diferentes que encham o estabelecimento, em vez de um preço médio negociado com um único grupo. « Os custos de privatização » decorrem desta lógica.
Os congressos e salões: Certos períodos de congressos e salões (como o salão Maison & Objet Villepinte) fazem aumentar de forma muito significativa o preço dos quartos na zona próxima mas também afastada (40km para M&O).
Não podemos determinar o preço do quarto em vez do próprio hotel, que o define em função da sua taxa de ocupação N-1 / N-2 nas mesmas datas, das tarifas praticadas e das capacidades disponíveis (Yield Management).
Escolher a data certa, antecipar a reserva e compreender a lógica tarifária dos locais: são as alavancas que os nossos gestores de projeto acionam por si em cada pedido.
Aconselhamento sobre datas e épocas
Reservas antecipadas e garantidas
Negociação de tarifas com os locais
Yield e custos de privatização sob controlo
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