Date, stagioni, tempi di prenotazione e yield:
le chiavi per ottimizzare il budget dei vostri eventi aziendali
Il prezzo di un seminario dipende tanto dal momento scelto quanto dalla location.
Business Profilers condivide con voi i riferimenti degli albergatori per acquistare i vostri eventi alla tariffa migliore.
La data del vostro seminario ha un impatto importante sul prezzo delle prestazioni proposte.
Privilegiare l'inizio settimana: lunedì e martedì sono giorni molto poco richiesti. Di conseguenza, le location saranno sempre più propense a fare uno sforzo per accogliervi a costi inferiori.
Il formato martedì / mercoledì è il meno apprezzato dagli albergatori, perché spezza la loro settimana e blocca eventuali privatizzazioni. Per questo motivo riceviamo più rifiuti in quei giorni.
Anche le vacanze scolastiche sono un periodo di bassa attività per gli eventi aziendali. Per esempio, sia a luglio sia ad agosto, le sale per seminari e conferenze sono vuote e spesso più accessibili.
* Ad eccezione della prima settimana di gennaio.
Gli altri mesi formano una stagione intermedia.
Il momento migliore per organizzare il vostro evento è 3 mesi prima della data di arrivo del vostro seminario.
Organizzarlo troppo tardi (meno di 3 mesi prima): le location sono spesso già prenotate, avrete molta meno scelta e una tariffa più alta e non negoziabile.
Organizzarlo troppo presto (oltre i 3 mesi): le location non si posizionano, per timore di chiudersi le porte a richieste di privatizzazione o di più giorni.
Per richieste a partire da 150 persone, è necessario prenotare 6 mesi in anticipo per ottenere il massimo numero di indirizzi disponibili.
Il mercato del MICE( Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) è un tipo di turismo in cui le aziende organizzano eventi per i propri dipendenti e/o clienti (seminari, team building...).
Il «Yield management» consiste nell'ottimizzare al massimo il prezzo del servizio in tempo reale e, di conseguenza, il margine realizzato nonché il fatturato. Il prezzo non è più fisso ma evolve in funzione della domanda del consumatore e di alcuni criteri osservati in diretta.
Il prezzo è più alto quando la domanda è elevata e viceversa (es: biglietto del treno o dell'aereo).
È essenziale comprendere che il MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) è una categoria di acquisto a sé stante che rientra in una logica dipendente da numerosi fattori:
Il formato del vostro evento: Una prenotazione di evento che si svolge su un'intera settimana è un formato molto attrattivo per un albergatore.
Il contingente: A seconda del periodo può essere a vostro vantaggio come a vostro svantaggio. In un periodo calmo, la privatizzazione di una struttura sarà molto competitiva. Al contrario, nei periodi di forte affluenza, alcuni albergatori preferiscono vendere i loro spazi a un prezzo più alto a due gruppi diversi che riempiono la struttura piuttosto che a un prezzo medio negoziato a un solo gruppo. I «costi di privatizzazione» derivano da questa logica.
I congressi e i saloni: Alcuni periodi di congressi e saloni (come Maison & Objet Villepinte) fanno aumentare in modo molto significativo il prezzo delle camere nella zona vicina ma anche più lontana (40 km per M&O).
Non possiamo determinare il prezzo della camera al posto dell'hotel stesso: lo stabilisce in base al proprio tasso di occupazione N-1 / N-2 alle stesse date, alle tariffe applicate e alla capacità disponibile (Yield Management).
Scegliere la data giusta, prenotare in anticipo e capire la logica tariffaria delle location: sono le leve che i nostri project manager attivano per voi a ogni richiesta.
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