Fechas, temporadas, plazos de reserva y yield:
las claves para optimizar el presupuesto de sus eventos de empresa
El precio de un seminario depende tanto del momento elegido como del lugar.
Business Profilers comparte con usted las referencias de los hoteleros para comprar sus eventos al mejor precio.
La fecha de su seminario tiene un impacto importante en el precio de las prestaciones propuestas.
Priorizar el inicio de la semana, el lunes y el martes son días con muy poca demanda. En consecuencia, los lugares siempre estarán dispuestos a hacer esfuerzos para acogerle, a menor coste.
El formato martes / miércoles es el menos apreciado por los hoteleros, porque corta su semana y bloquea posibles privatizaciones. Por eso recibimos más rechazos en esos días.
Las vacaciones escolares también son un periodo valle para los eventos corporativos. Por ejemplo, en julio y en agosto, las salas de seminarios y conferencias están vacías y a menudo son más asequibles.
* Salvo la primera semana de enero.
Los demás meses forman una temporada intermedia.
El mejor momento para organizar su evento es 3 meses antes de la fecha de llegada de su seminario.
Organizarlo demasiado tarde (a menos de 3 meses): los lugares suelen estar ya reservados y tendrá muchas menos opciones y una tarifa más alta y no negociable.
Organizarlo demasiado pronto (más allá de los 3 meses): los lugares no se posicionan, por miedo a cerrarse la puerta a solicitudes de privatización o a solicitudes de varios días.
Para solicitudes a partir de 150 personas, es necesario reservar con 6 meses de antelación para obtener el máximo número de direcciones disponibles.
El mercado del MICE( Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) es un tipo de turismo en el que las empresas organizan eventos para sus empleados y/o sus clientes (seminario, team building...).
El «Yield management» consiste en optimizar al máximo el precio del servicio en tiempo real y, por consiguiente, el margen obtenido, así como la cifra de negocio. El precio deja de ser fijo y evoluciona en función de la demanda del consumidor y de determinados criterios observados en directo.
El precio es más alto cuando la demanda es importante y viceversa (ej.: billete de tren o de avión).
Es esencial comprender que el MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) es una categoría de compra en sí misma que depende de numerosos factores:
El formato de su evento: una reserva de evento que tiene lugar durante una semana entera es un formato muy atractivo para un hotelero.
El cupo: según el periodo, puede jugar a su favor o en su contra. En un periodo valle, la privatización de un establecimiento será muy competitiva. Por el contrario, en periodos de fuerte influencia, algunos hoteleros prefieren vender más caros sus espacios a dos grupos diferentes que llenen el establecimiento, en lugar de aplicar un precio medio negociado a un único grupo. «Los gastos de privatización» se derivan de esta lógica.
Los congresos y ferias: determinados periodos de congresos y ferias (como la feria Maison & Objet Villepinte) incrementan muy significativamente el precio de las habitaciones en la zona cercana, pero también en la más alejada (40 km para M&O).
No podemos determinar el precio de la habitación en lugar del propio hotel; este lo fija en función de su tasa de ocupación N-1 / N-2 en las mismas fechas, de las tarifas aplicadas y de las capacidades disponibles (Yield Management).
Elegir la fecha adecuada, anticipar la reserva y entender la lógica de precios de los lugares: son las palancas que nuestros jefes de proyecto activan por usted en cada solicitud.
Asesoramiento sobre fechas y temporadas
Reservas anticipadas y aseguradas
Negociación de tarifas con los lugares
Control del yield y de los gastos de privatización
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