Data, seizoenen, boekingstermijnen en yield:
de sleutels om het budget van uw bedrijfsevents te optimaliseren
De prijs van een seminarie hangt evenzeer af van het gekozen moment als van de locatie.
Business Profilers deelt de richtlijnen van de hoteliers met u, zodat u uw events tegen het beste tarief inkoopt.
De datum van je seminarie heeft een grote impact op de prijs van de voorgestelde diensten.
Kies bij voorkeur het begin van de week: maandag en dinsdag zijn dagen met een zeer lage vraag. Daardoor zijn locaties vaker bereid een extra inspanning te leveren om je tegen lagere kosten te ontvangen.
Het dinsdag-/woensdagformat is het minst populair bij hoteliers omdat het hun week opbreekt en mogelijke volledige privatiseringen blokkeert. Daarom ontvangen we op die dagen meer weigeringen.
Schoolvakanties zijn ook een rustige periode voor bedrijfsevenementen. In juli en augustus zijn seminarie- en conferentiezalen bijvoorbeeld leeg en vaak goedkoper.
* Met uitzondering van de eerste week van januari.
De overige maanden vormen een tussenseizoen.
De beste tijd om je evenement te organiseren is 3 maanden vóór de aankomstdatum van je seminarie.
Te laat organiseren (minder dan 3 maanden op voorhand): locaties zijn vaak al volgeboekt en je hebt veel minder keuze en een hogere, niet-onderhandelbare prijs.
Te vroeg organiseren (meer dan 3 maanden op voorhand): locaties positioneren zich dan niet, uit vrees zich af te sluiten voor aanvragen tot volledige privatisering of meerdaagse aanvragen.
Voor aanvragen vanaf 150 personen moet je 6 maanden op voorhand boeken om zoveel mogelijk beschikbare adressen veilig te stellen.
De MICE-markt (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) is een vorm van toerisme waarbij bedrijven evenementen organiseren voor hun medewerkers en/of klanten (seminaries, team building...).
"Yield management" bestaat erin de prijs van de dienst in real time maximaal te optimaliseren en bijgevolg ook de marge en de omzet. De prijs is niet langer vast, maar evolueert volgens de vraag van de consument en bepaalde criteria die live worden waargenomen.
De prijs ligt hoger wanneer de vraag groot is en omgekeerd (bijv. trein- of vliegtuigticket).
Het is essentieel te begrijpen dat MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) een volwaardige aankoopcategorie is die door veel factoren wordt beïnvloed:
Het format van je evenement: Een evenementreservering die een volledige week duurt, is een bijzonder aantrekkelijk format voor een hotelier.
Het kamerblok: Afhankelijk van de periode kan dit in je voordeel of nadeel spelen. In een rustige periode zal een volledige privatisering van een locatie zeer competitief zijn. Omgekeerd kiezen sommige hoteliers in piekperiodes ervoor hun ruimtes duurder te verkopen aan twee verschillende groepen die de locatie vullen, eerder dan aan één groep tegen een onderhandelde gemiddelde prijs. Uit die logica vloeien "privatiseringskosten" voort.
Congressen en beurzen: Bepaalde congres- en beursperiodes (zoals Maison & Objet Villepinte) doen de kamerprijzen sterk stijgen in de nabije omgeving, maar ook verder weg (40 km voor M&O).
Wij kunnen de kamerprijs niet in de plaats van het hotel bepalen; het stelt die vast op basis van de bezettingsgraad in N-1 / N-2 op dezelfde data, de toegepaste tarieven en de beschikbare capaciteit (Yield Management).
De juiste datum kiezen, tijdig boeken en de prijslogica van locaties begrijpen: dat zijn de hefbomen die onze projectleiders bij elke aanvraag voor u inzetten.
Advies over data en seizoenen
Tijdige en gegarandeerde boekingen
Tariefonderhandeling met locaties
Yield en privatiseringskosten onder controle
Klaar om uw volgende event te organiseren?
Mijn evenement aanmaken
