Dates, saisons, délais de réservation et yield :
les clés pour optimiser le budget de vos événements d'entreprise
Le prix d'un séminaire dépend autant du moment choisi que du lieu.
Business Profilers partage avec vous les repères des hôteliers pour acheter vos événements au meilleur tarif.
La date de votre séminaire a un impact important sur le prix des prestations proposées.
Privilégier le début de semaine, le lundi et le mardi sont des jours très peu demandés. En conséquence, les lieux seront toujours prêts à fournir des efforts pour vous accueillir, à moindre frais.
Le format mardi / mercredi est le moins aimé des hôteliers, il coupe leur semaine, et leur bloque d’éventuelles privatisations. C’est la raison pour laquelle nous recevons plus de refus sur ces jours-ci.
Les vacances scolaires sont aussi une période creuse de l'événementiel d'entreprise. Par exemple, en juillet comme en août, les salles de séminaires et de conférences sont vides et souvent plus abordables.
* À l'exception de la première semaine de janvier.
Les autres mois forment une période intermédiaire.
Le meilleur moment pour organiser votre évènement est 3 mois avant la date d’arrivée de votre séminaire.
L’organiser trop tard (à moins de 3 mois) : les lieux sont souvent déjà réservés, et vous aurez beaucoup moins de choix et un tarif plus élevé et non négociable.
L’organiser trop tôt (au-delà des 3 mois) : les lieux ne se positionnent pas, par peur de se fermer les portes sur des demandes de privatisations, ou sur des demandes de plusieurs jours.
Pour les demandes à partir de 150 personnes, il faut réserver 6 mois à l’avance afin d’obtenir un maximum d’adresses disponibles.
Le marché du MICE( Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) est un type de tourisme dans lequel les sociétés organisent des événements pour leurs employés et/ou leurs clients (séminaire, teambuilding…)
Le «Yield management» consiste à optimiser au maximum le prix du service en temps réel et par conséquent la marge réalisée ainsi que le chiffre d’affaires. Le prix n’est plus fixe mais évolue en fonction de la demande du consommateur et de certains critères, observés en direct.
Le prix est plus élevé lorsque la demande est importante, et vice versa (ex: billet de train ou d’avion).
Il est essentiel d’intégrer que le MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions) est une catégorie d’achat à part entière qui s’inscrit dans une logique dépendante de nombreux facteurs :
Le format de votre événement : Une réservation d’évènement ayant lieu sur une semaine entière est un format très attractif pour un hôtelier.
Le contingent : Selon la période celui-ci peut-être à votre avantage comme à votre désavantage. Sur une période creuse une privatisation d’un établissement sera très compétitive. À contrario sur des périodes de fortes influences, certains hôteliers préfèrent vendre plus cher leurs espaces à deux groupes différents remplissant l’établissement plutôt qu’un prix moyen négocié à un seul groupe. « Les frais de privatisation » découlent de cette logique.
Les congrès et salons : Certaines périodes de congrès et salons (tels que le salon Maison & Objet Villepinte) font augmenter très significativement le prix des chambres dans la zone proche mais aussi éloignée (40km pour M&O).
Nous ne pouvons déterminer le prix de la chambre à la place de l’hôtel lui-même, celui-ci le détermine selon son taux de remplissage N-1 / N-2 aux mêmes dates, aux tarifs appliqués et aux capacités disponibles (Yield Management).
Choisir la bonne date, anticiper la réservation et comprendre la logique tarifaire des lieux : autant de leviers que nos chefs de projet activent pour vous à chaque demande.
Conseil sur les dates et les saisons
Anticipation et sécurisation des réservations
Négociation des tarifs avec les lieux
Maîtrise du yield et des frais de privatisation
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