Quelles solutions pour organiser mes évènements durant la période Covid ?
Vous trouverez dans cette thématique quelques astuces selon votre format d’événement (Digital, hybride ou physique).
C’est avec plaisir que vous pouvez joindre nos chefs de projets qui vous partageront leurs expériences mais aussi les retours clients qui sont parfois la meilleure garantie de trouver « une pépite » pour son besoin.
L’Évènement Digital
Tout l’enjeu est de donner un maximum d’interactivité afin de ne pas perdre le lien avec vos participants et ainsi ne pas reproduire une énième réunion « zoom »…
Le choix du lieu : Optez pour une conférence interactive depuis vos bureaux ou en retransmission live depuis un plateau TV
L’outil c’est l’assurance d’un évènement fluide : Redoublez de vérifications en testant l’outil en amont de l’évènement avec l’ensemble des intervenants afin d’anticiper les problématiques techniques et appréhender les fonctionnalités de l’application. La performance technique et la capacité de diffusion de l’outil doivent être adaptées à votre jauge de participants. Adaptez votre fond de retransmission à la thématique de votre événement, la personnalisation est toujours possible en virtuel.
Les intervenants : Faites intervenir des intervenants de qualité durant votre conférence et n’hésitez pas à faire appel à des journalistes TV comme modérateurs de votre événement et ainsi assurer un rythme et ne pas perdre votre auditoire.
L’interactivité c’est la clé du succès : Distribuez la parole, donnez lieu à des temps de questions/réponses et faites intervenir des prestataires originaux comme un caricaturiste qui reprendra les thématiques et les intervenants de votre session.
Rebondir sur son évènement virtuel : Il est vrai que l’évènement virtuel démontre certaines limites dans la création d’émotions ou encore dans la communication de certains messages. Cependant c’est un parfait tremplin pour créer du contenu et ainsi faire vivre son évènement dans ses communications avec les interlocuteurs concernés.
L’Évènement Hybride
La parfaite alternative entre digital et physique, permettant de réunir les avantages des deux formats et sans contraintes. En complément de l’évènement digital certains aspects sont à prendre en compte.
Le choix du lieu : Le choix du lieu devient stratégique, tous les lieux ne disposent pas d’infrastructures permettant une réalisation de qualité (débit de connexion, gestion des flux, format de la plénière, régie, etc…). Optez donc pour un lieu rodé à ce type de prestations et capable de vous accueillir dans les meilleures conditions.
Le choix du partenaire technique : Le choix de votre partenaire audiovisuel devient alors stratégique, ce dernier doit de préférence être référencé au sein du lieu sélectionné car ce dernier disposera déjà d’une parfaite connaissance du lieu et de ses spécificités techniques.
L’Évènement physique
Source d’émotions, créateur de liens répondant à de nombreux enjeux des entreprises, ce format inconditionnel demeure le plus plébiscité par les prescripteurs qui continuent d’organiser des événements en présentiel. Quelques spécificités sont à prendre en compte dans le contexte actuel
Le choix du lieu : Optez pour des lieux « safe » afin d’organiser un évènement en toute sérénité. Pour ce faire, privilégiez des lieux disposant d’un protocole sanitaire rigoureux, si possible labélisés (Bureau Veritas, Socotec etc… ) mettant à disposition des équipes spécifiques assurant la gestion des flux, le respect de la distanciation.
La localisation : Un lieu au vert où l’on respire avec de grands espaces permettra de créer un contexte de sérénité pour les participants et ainsi favoriser les échanges dans le respect des distanciations.
Les salles de réunion : n deux mots spacieuses et aérées, n’hésitez pas à choisir de grandes salles de réunions pour assurer une distanciation pour vos participants et ne pas être restreints dans un format imposé.
La restauration : Il s’agit du pied de pivot depuis le début de la crise sanitaire, les repas assis et les pauses individuelles sont à privilégier mais il est peut-être toujours opportun de s’assurer de la possibilité de livraison de plateaux repas.
